Zarządzenie Nr 106/2015 z dnia 9 grudnia 2015 r. w sprawie ustalenia zasad gospodarowania drukami ścisłego zarachowania z zakresu rejestracji stanu cywilnego w Urzędzie Gminy w Starym Dzikowie

Zarządzenie Nr 106/2015
Wójta Gminy Stary Dzików
z dnia 9 grudnia 2015 r.

w sprawie zasad gospodarowania drukami ścisłego zarachowania z zakresu rejestracji stanu cywilnego w Urzędzie Gminy w Starym Dzikowie

Na podstawie art. 33 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz.U. z 2013r. poz. 594, z późn. zm.) oraz ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013r. poz. 330, z późn. zm.), zarządzam co następuje:

§ 1

Ustalam zasady gospodarki drukami ścisłego zarachowania z zakresu rejestracji stanu cywilnego zgodnie z "Instrukcją gospodarowania drukami ścisłego zarachowania z zakresu rejestracji stanu cywilnego", stanowiącą załącznik Nr 1 do niniejszego Zarządzenia.

§ 2

Zobowiązuję wszystkich pracowników właściwych merytorycznie z tytułu powierzonych im obowiązków do zapoznania się z Instrukcją gospodarowania drukami ścisłego zarachowania z zakresu rejestracji stanu cywilnego i przestrzegania w pełni zawartych w niej postanowień.

§ 3

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

 

Załącznik Nr 1
do Zarządzenia Nr 106/2015
Wójta Gminy Stary Dzików
z dnia 9 grudnia 2015 r.

Instrukcja gospodarowania drukami ścisłego zarachowania z zakresu rejestracji stanu cywilnego

§ 1

1. W Urzędzie Gminy w Starym Dzikowie do druków ścisłego zarachowania z zakresu rejestracji stanu cywilnego zalicza się:
a) blankiety zaświadczeń usc,
b) blankiety odpisów aktów stanu cywilnego.
2. Dokładna ewidencja i kontrola obrotu tymi drukami stanowi podstawę gospodarowania drukami ścisłego zarachowania.
3. Do obowiązków organu gminy należy odpowiednie zabezpieczenie druków przed kradzieżą i zniszczeniem, ich zaewidencjonowanie, a także bieżące prowadzenie rozchodu.
4. Gospodarkę drukami, w tym przechowywanie druków powierza się Zastępcy Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego.
5. Miejsce przechowywania należy zabezpieczyć przed kradzieżą i zniszczeniem.
6. W przypadku zaginięcia, uszkodzenia lub kradzieży druków ścisłego zarachowania należy niezwłocznie powiadomić o tym fakcie przełożonego, który podejmie decyzję w sprawie dalszego postępowania oraz sporządzić protokół, którego wzór stanowi załącznik nr 1. W uzasadnionych przypadkach, gdy zachodzi podejrzenie popełnienia przestępstwa, należy zawiadomić organy policji.

§ 2

1. Ewidencję druków ścisłego zarachowania prowadzi się w specjalnie do tego celu założonych księgach druków ścisłego zarachowania.
2. Każdy rodzaj druków ścisłego zarachowania należy ewidencjonować oddzielnie w księgach oznaczonych stosownymi symbolami i hasłami z jednolitego rzeczowego wykazu akt, zgodnie z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. Nr 14 poz. 67 z 2011r. z późn. zm.).
a) 1612 - Ewidencja druków ścisłego zarachowania (kat. arch. B10), teczka macierzysta
b) 1612.1 Druki odpisów aktów stanu cywilnego (podteczka)
c) 1612.2 Druki zaświadczeń (podteczka)
3. Księga powinna zawierać co najmniej następujące dane: liczbę porządkową, datę dokonania wpisu, dane dotyczące osoby, której wydano druki, ilość przyjętych lub wydanych druków z określeniem ich numerów, pokwitowanie odbioru. Wzór księgi druków ścisłego zarachowania stanowi załącznik nr 2.
4. Księga powinna być trwale złączona, opieczętowana, jej karty winny być ponumerowane, a na ostatniej stronie winna być zamieszczona data i klauzula następującej treści: "Księga zawiera ................. (słownie) stron ponumerowanych".
5. Podstawę zapisów w księdze druków ścisłego zarachowania stanowią:
a) dla przychodu - dowód wydania sporządzony przez Podkarpacki Urząd Wojewódzki w Rzeszowie - Wydział Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców
b) dla rozchodu - pokwitowanie osoby upoważnionej do odbioru druków.
6. Zapisy w księdze druków ścisłego zarachowania powinny bvyć dokonywane czytelnie atramentem lub długopisem.
7. Niedopuszczalne jest jakiekolwiek wycieranie, wyskrobywanie lub zmazywanie omyłkowych zapisów.
8. W przypadku pomyłki błędny zapis powinien być przekreślony w taki sposób, aby można go było odczytać. Osoba dokonująca poprawki obok błędnego zapisu umieszcza poprawny zapis, swój podpis oraz bieżącą datę.

§ 3

1. Pracownicy wykorzystujący w bieżącej pracy druki ścisłego zarachowania z zakresu rejestracji stanu cywilnego winni prowadzić szczegółowe ewidencjonowanie ich wykorzystania, w sposób umożliwiający w każdej chwili sprawdzenie zgodności pobranych i wykorzystanych druków ścisłego zarachowania.
2. Wykorzystanie druków ścisłego zarachowania należy ewidencjonować w księdze szczegółowego rozchodu druków ścisłego zarachowania, zarejestrowanej pod poniżej wskazanymi symbolami i hasłami:
a) 1612.3 - Szczegółowe wykorzystanie druków odpisów aktów stanu cywilnego (podteczka),
b) 1612.4 - Szczegółowe wykorzystanie druków zaświadczeń usc (podteczka).
3. Księga szczegółowego rozchodu druków ścisłego zarachowania, powinna zawierać co najmniej następujące dane: liczbę porządkową, datę wystawienia dokumentu, nr druku ścisłego zarachowania, sposób wykorzystania (np nr sprawy, anulowano, wada techniczna), podpis osoby wystawiającej dokument. Wzór księgi szczegółowego rozchodu druków ścisłego zarachowania stanowi załącznik nr 3.
4. Błędnie wystawione dokumenty, a także uszkodzone podczas tej czynności druki ścisłego zarachowania, nie nadające się do użytku, pracownik ma obowiązek niezwłocznie anulować przez umieszczanie adnotacji o treści "anulowano". Księga szczegółowego rozchodu druków ścisłego zarachowania powinna uwzględnić informacje o wszystkich wykorzystanych drukach ścisłego zarachowania, tj, wydrukowanych dokumentach, drukach anulowanych z powodu nieprawidłowości przy ich wypełnianiu, jak również drukach wadliwych technicznie.
5. Nie jest konieczne prowadzenie szczegółowego ewidencjonowania wykorzystanych druków ścisłego zarachowania w sposób określony w § 3 ust. 1-5, jeżeli dane dotyczące ilości i sposobu wykorzystania druków można wygenerować z aplikacji "ŹRÓDŁO" modułu BUSC (Baza Usług Stanu Cywilnego).

§ 4

1. Wybrakowane druki ścisłego zarachowania podlegają okresowej likwidacji.
2. Procedura likwidacji druków ścisłego zarachowania przeprowadzana jest przez komisję do spraw brakowania druków ścisłego zarachowania, którą powołuje Wójt Gminy Stary Dzików, spośród pracowników Urzędu Gminy.
3. Komisja sporządza protokół zniszczenia.
4. Protokół winien zawierać w szczególności informacje o:
- składzie komisji ze wskazaniem osoby przewodniczącego,
- osobach obecnych przy brakowaniu druków i charakterze ich udziału,
- dacie sporządzenia protokołu,
- dacie brakowania druków ścisłego zarachowania.
oraz wykaz zawierający informacje o rodzaju, serii i numerach wybrakowanych druków ścisłego zarachowania i ich liczbie.
5. Protokół podpisują wszyscy członkowie komisji. Odmowę lub brak podpisu któregokolwiek członka komisji należy omówić w protokole. Przykładowy wzór protokołu stanowi załącznik nr 4.

§ 5

W razie zmiany osoby odpowiedzialnej za gospodarkę drukami, przekazuje się je osobie wskazanej przez Wójta Gminy Stary Dzików. Fakt przekazania druków ścisłego zarachowania musi zostać uwidoczniony w protokole zdawczo-odbiorczym.

§ 6

Wszelką dokumentację dotyczącą gospodarki drukami ścisłego zarachowania należy przechowywać przez okres 10 lat.

Powrót

Metryka dokumentu

ukryj
Tytuł dokumentu:Zarządzenie Nr 106/2015 z dnia 9 grudnia 2015 r. w sprawie ustalenia zasad gospodarowania drukami ścisłego zarachowania z zakresu rejestracji stanu cywilnego w Urzędzie Gminy w Starym Dzikowie
Podmiot udostępniający informację:Urząd Gminy STARY DZIKÓW
Informację opublikował:Zbigniew Broź
Informację wytworzył:
Data na dokumencie:Brak
Data publikacji:01.01.2016 20:47