Zarządzenie Nr 44/2017 z dnia 30 maja 2017 r. w sprawie zasad zamawiania, używania, ewidencjonowania oraz likwidacji pieczęci i pieczątek w Urzędzie Gminy w Starym Dzikowie

Zarządzenie Nr 44/2017
Wójta Gminy Stary Dzików
z dnia 30 maja 2017 r.

w sprawie zasad zamawiania, używania, ewidencjonowania oraz likwidacji pieczęci i pieczątek w Urzędzie Gminy w Starym Dzikowie

Na podstawie art. 33 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jednolity: Dz. U. z 2016 r. poz. 446 z późno zmianami), w związku z ustawą z dnia 31 stycznia 1980 r. o godle, barwach i hymnie Rzeczpospolitej oraz pieczęciach państwowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 621), oraz w celu zapewnienia funkcjonowania skutecznej i efektownej kontroli zarządczej zarządza się, co następuje:

§ 1.

1. Określa się zasady postępowania przy zamawianiu pieczęci i pieczątek na potrzeby Urzędu Gminy w Starym Dzikowie, ich ewidencjonowania, używania, przechowywania oraz likwidacji w przypadku utraty przez nie cech użytkowych i braku celowości dalszego ich używania.
2. W Urzędzie Gminy w Starym Dzikowie są stosowane i używane, o ile przepisy szczegółowe nie stanowią inaczej:
- pieczęcie urzędowe,
- pieczątki nagłówkowe: "Wójt Gminy Stary Dzików", "Urząd Gminy w Starym Dzikowie (z pełnym adresem i nr telefonów, NIP, REGON)", "Gmina Stary Dzików (z pełnym adresem i nr telefonów, NIP, REGON)", "Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego w Starym Dzikowie", "Urząd Stanu Cywilnego w Starym Dzikowie (z pełnym adresem i nr telefonów)",
- pieczątki podpisowe "Wójt Gminy Stary Dzików", "z up. Wójta",
- pieczątkę wpływową zawierającą: "Urząd Gminy w Starym Dzikowie, wpłynęło (data) wysłano, nr ... , ilość załączników ... , podpis",
- pieczęcie imienne,
- pieczęcie "Za zgodność z oryginałem",
- pieczęcie "Za zgodność z okazanym dokumentem"
- inne pieczątki w tym: pieczątki specjalne wynikające z przepisow prawa, bądź przydatne w obiegu wewnętrznym dla potrzeb pracowników Urzędu w związku z realizowanymi zadaniami, ułatwiające lub upraszczające pracę biurową (w tym pieczęcie: formularzowe zawierające odciśnięty tekst wymagający wypełnienia (uzupełnienia) ręcznego i spełnia rolę formularza, informacyjne - zawierające pojedyncze wyrazy lub krótkie teksty typu "Za zwrotnym potwierdzeniem odbioru".

§ 2.

1. Pieczęcią urzędową jest metalowa, tłoczona pieczęć okrągła, zawierająca pośrodku wizerunek orła ustalony dla godła Rzeczypospolitej Polskiej, a w otoku napis Urząd Gminy w Starym Dzikowie, Wójt Gminy Stary Dzików, Urząd Stanu Cywilnego w Starym Dzikowie, Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego.
2. Pieczęć urzędową lub jej elektroniczny wizerunek umieszcza się tylko na dokumentach szczególnej wagi, stanowiących podstawę do podjęcia określnych czynności prawnych, np. na decyzjach administracyjnych, zaświadczeniach oraz na dokumentach wynikających z przepisów o aktach stanu cywilnego.
3. Pieczęci urzędowych, o których mowa w ust. 1 używają pracownicy do sygnowania sporządzonych dokumentów w związku z realizacją zadań zleconych z zakresu administracji rządowej.
4. Pieczęci urzędowych, o których mowa w ust. 2 używają pracownicy w związku z realizacją zadań własnych gminy oraz na urzędowych dokumentach okolicznościowych lub o charakterze reprezentacyjnym stosowanym przez Wójta lub Przewodniczącego Rady Gminy.
5. Wymiary pieczęci urzędowych określonych w pkt. 1 i 2, podmioty uprawnione do ich wykonania, zasady zamawiania, sposób przechowywania oraz postępowania z pieczęciami, które utracił swoją wartość użytkową oraz zasady postępowania w sytuacji zagubienia bądź kradzieży pieczęci, określają odrębne przepisy.

§ 3.

1. Pozostałe pieczątki wymienione w § 1 pkt. 2 używane przez pracowników przybierają kształt prostokątny.
2. Zamówienie większej liczby egzemplarzy pieczątek tej samej treści jest dopuszczalne tylko w uzasadnionych przypadkach. Wówczas każdy wtórnik pieczątki jest opatrzony kolejnym numerem rozpoznawczym stosownie do treści zamówienia.
3. Dla ułatwienia identyfikacji każdy wtórnik pieczątki oznacza się liczbą porządkową za pomocą cyfr arabskich, poczynając od nr 02.

§ 4.

1. Pieczątki "Wójt Gminy Stary Dzików" używa się na dokumentach obejmujących zakres spraw należących do jego wyłącznej kompetencji Wójta.
2. Pieczątka "z up. Wójta" może być używana przez pracowników wyłącznie na podstawie upoważnienia udzielonego przez Wójta do wykonywania w jego imieniu określonych czynności i wyłącznie w granicach stosowanego upoważnienia.

§ 5.

1. Do dysponowania pieczątki "Za zgodność z oryginałem" potwierdzającą autentyczność pism i dokumentów uprawniony jest Wójt i Sekretarz Gminy.
2. Wyłączenie od zasady o której mowa powyżej, dotyczy wyłącznie tych pracowników, dla których używanie pieczęci "Za zgodność z oryginałem" wynika z powierzonego im zakresu czynności służbowych lub udzielonego upoważnienia przez Wójta Gminy.

§ 6.

Do używania pieczęci imiennych są uprawnieni następujący pracownicy:
- Wójt Gminy Stary Dzików,
- Zastępca Wójta Gminy Stary Dzików,
- Sekretarz Gminy,
- Skarbnik Gminy,
- Inni pracownicy, których zakres powierzonych zadań i czynności uzasadnia posługiwanie się taką pieczęcią.

§ 7.

1. Wniosek o wykonanie pieczęci lub pieczątki sporządza pracownik na stosownym, formularzu "Zapotrzebowanie na wykonanie pieczęci/pieczątki dla Urzędu". Wzór formularza zapotrzebowania stanowi Załącznik nr l do Zarządzenia.
2. Wniosek, o którym mowa w pkt. l, należy składać w sekretariacie Urzędu, który sprawdza treść pieczęci bądź pieczątki pod względem formalno - prawnym oraz potwierdza:
- zgodność układu (wzoru) pieczęci/pieczątki oraz jej treści z postanowieniami instrukcji kancelaryjnej, Regulaminu Organizacyjnego oraz Zarządzenia,
- prawo danego pracownika do podpisywania dokumentów na podstawie upoważnienia udzielonego przez Wójta.
3. Pieczęcie podpisowe mogą uwzględniać przy nazwisku pracownika także jego tytuł lub tytuły zgodne z udokumentowanym charakterem wykształcenia.
4. Po stwierdzeniu zgodności treści zamawianej pieczęci lub pieczątki z wymaganiami o których mowa w pkt. l, 2, 3 Sekretarz Gminy zleca wykonanie pieczęci bądź pieczątki.

§ 8.

1. Sekretariat prowadzi "Rejestr pieczęci i pieczątek" zwany dalej "Rejestrem", w którym ewidencjonuje się pieczęcie i pieczątki wykonane' zgodnie z wnioskiem o którym mowa w § 7 pkt. 1.
2. Pieczęcie i pieczątki wydawane są za imiennym potwierdzeniem odbioru w Rejestrze (czytelny podpis odbierającego i data).
3. Rejestr prowadzony jest i przechowywany w sekretariacie przez wyznaczonego pracownika - odpowiedzialnego za sprawy pieczęci i pieczątek w Urzędzie.
4. Pracownik prowadzący ewidencję pieczęci i pieczątek zobowiązany jest dokonać opisu rachunku z odnotowanymi pozycjami wpisanymi do ewidencji pieczęci i pieczątek.
5. Rejestr powinien zawierać:
- liczbę porządkową,
- tekst pieczęci urzędowej,
- odcisk pieczęci/pieczątki,
- rodzaj, średnica, numer
- imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe osoby pobierającej - użytkownika pieczęci/pieczątki,
- data odbioru pieczęci,
- data zdania pieczęci,
- potwierdzenie odbioru,
- potwierdzenie zdania,
- uwagi np. dotyczące powodu wycofania pieczęci/pieczątki.
6. Wzór rejestru określa Załącznik nr 2 do Zarządzenia.
7. Rejestr winien być prowadzony rzetelnie i na bieżąco aktualizowany.

§ 9.

Pracownik sekretariatu zobowiązany jest do przeprowadzenia w terminie do końca marca br. Jednorazowej inwentaryzacji i określenia stanu wszystkich pieczęci i pieczątek będących w posiadaniu pracowników wg. wzoru Załącznik nr 3 do Zarządzenia.

§ 10.

1. Pieczęcie i pieczątki używa się wyłącznie do załatwiania spraw służbowych. Za ich używanie odpowiedzialny jest każdy pracownik urzędu, któremu przekazano pieczęć lub pieczątkę.
2. Użytkowane pieczęcie i pieczątki należy przechowywać w sposób gwarantujący ich ochronę przed uszkodzeniem, zagubieniem,. kradzieżą bądź bezprawnym użyciem. Po zakończeniu pracy pieczęcie i pieczątki winny być zabezpieczane w zamkniętych biurkach lub szafkach.
3. O przypadkach kradzieży, czy utraty pieczęci lub pieczątki należy niezwłocznie zawiadomić sekretariat z podaniem okoliczności w których to nastąpiło. Z czynności tej sporządza się protokół.

§ 11.

1. W przypadku zużycia, uszkodzenia bądź dezaktualizacji pieczęci lub pieczątki należy niezwłocznie zwrócić ją do sekretariatu.
2. Pieczęcie i pieczątki o których mowa w pkt. 1 przekazuje się do likwidacji do sekretariatu wraz z formularzem zgłoszenia likwidacji, który stanowi Załącznik nr 4 do Zarządzenia.
3. Fakt przekazania do likwidacji pieczęci i pieczątek oraz ich zlikwidowanie odnotowuje się w rejestrze o którym mowa w § 8.

§ 12.

1. Likwidacji pieczęci i pieczątek dokonuje się raz w roku do końca pierwszego kwartału, poprzez fizyczne zniszczenie uniemożliwiające ich identyfikację i dalsze używanie.
2. W szczególnie uzasadnionych przypadkach likwidacji pieczęci i pieczątek można dokonać doraźnie.
3. Z czynności o których mowa powyżej sporządza się protokół, według wzoru określonego w Załączniku nr 5 do Zarządzenia.
4. Zniszczenie następuje w sposób zapewniający likwidację nośnika tekstu np. przez oddzielenie go i zniszczenie np. pocięcie.

§ 13.

Do wyrobu pieczęci urzędowych uprawniona jest wyłącznie Mennica Państwowa na wniosek, który powinien zostać podpisany przez Wójta Gminy Stary Dzików lub upoważnioną osobę.

§ 14.

W przypadku zmian organizacyjnych bądź innych szczególnych zdarzeń, pieczęcie i pieczątki dotychczas używane na danym stanowisku bądź na danym na danym stanowisku pracy, które nie straciły użyteczności w wyniku ww. zmian, mogą być przekazane do dalszego użytkowania nowym komórkom, bądź osobom.

§ 15.

Pracownik z którym rozwiązana zostaje umowa o pracę zobowiązany jest rozliczyć się z pobranych i użytkowanych pieczęci i pieczątek.

§ 16.

Zobowiązuje się wszystkich pracowników Urzędu do zapoznania się z treścią niniejszego zarządzenia oraz do ścisłego przestrzegania jego postanowień.

§ 17.

Wykonanie zarządzenia powierza się Sekretarzowi Gminy Stary Dzików.

§ 18.

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Powrót

Metryka dokumentu

ukryj
Tytuł dokumentu:Zarządzenie Nr 44/2017 z dnia 30 maja 2017 r. w sprawie zasad zamawiania, używania, ewidencjonowania oraz likwidacji pieczęci i pieczątek w Urzędzie Gminy w Starym Dzikowie
Podmiot udostępniający informację:Urząd Gminy STARY DZIKÓW
Informację opublikował:Zbigniew Broź
Informację wytworzył:
Data na dokumencie:Brak
Data publikacji:18.07.2017 14:37